Biuro Uznawalności Wykształcenia i Wymiany Międzynarodowej

Zasady Realizacji Wymiany Akademickiej w ramach
Środkowoeuropejskiego Programu Studiów
Uniwersyteckich CEEPUS
08.06.2008.

O PROGRAMIE

ZASADY REALIZACJI

OFERTA
2010/2011

POROZUMIENIE CEPUS I

POROZUMIENIE CEPUS II

Terminy składania aplikacji

Procedura kierowania stypendystów polskich na staże zagraniczne

Procedura przyjmowania stypendystów zagranicznych

Zasady refundacji

Informacje dla Partnera-Koordynatora

Portal CEEPUS www.ceepus.info

Terminy składania aplikacji

·        na semestr zimowy do dnia 15 czerwca - w ramach sieci akademickich

·        na semestr zimowy do dnia 30 października - w ramach sieci akademickich

·        na semestr letni do dnia 30 listopada - w ramach aplikacji Freemover

Powyższe terminy dotyczą także studentów i nauczycieli akademickich z państw członkowskich Programu, składających aplikacje do Narodowych Biur CEEPUS w kraju zamieszkania.

PROCEDURA KIEROWANIA STYPENDYSTÓW POLSKICH NA STAŻE ZAGRANICZNE

1)     W Programie CEEPUS II obowiązuje jeden wzór aplikacji wypełnianej przez kandydatów (studentów – pracowników naukowych) w języku angielskim na stronie www.ceepus.info

Wprowadzanie i edycja aplikacji:

Aplikant zakłada swoje konto w serwisie CEEPUS na stronie www.ceepus.info – jednorazowo. Warunkiem prawidłowego działania systemu jest min. podanie przez kandydata prawidłowego i aktywnego adresu e – mailowego.

Aplikacja wprowadzona powinna zostać do systemu CEEPUS II przez osobę zainteresowaną po zalogowaniu się na swoje konto. Kandydat wprowadza swą aplikację poprzez komendę „Registry New Mobility” po dokonaniu operacji wprowadzania aplikacji kandydat ma możliwość wydrukowania aplikacji z systemu.

Minimalny okres stypendium dla studentów (undergraduates) wynosi 3 miesiące.

2)     Koordynator/Partner zatwierdza elektroniczną wersję aplikacji otrzymaną w systemie CEEPUS II. Czynność ta możliwa jest po wejściu do systemu na stronie internetowej www.ceepus.info i zalogowaniu się swymi indywidualnymi hasłami.

3)     NCO-PL przesyła potwierdzone aplikacje do odpowiedniego Narodowego Biura CEEPUS (NCO) w formie elektronicznej.

4)     Zagraniczne Zagraniczne NCO przyznaje stypendium i wysyła wszelkie niezbędne informacje na wskazany w aplikacji adres. W przypadku odrzucenia aplikacji generowana jest informacja systemowa skierowana do zainteresowanego poprzez e-mail oraz widoczna w systemie po zalogowaniu na konto.

            Aplikant winien otrzymać:

§         “Letter of Award” (przyznanie stypendium)

§         Dokumentację dotyczącą zakwaterowania i innych aspektów pobytu w kraju goszczącym

§         Po otrzymaniu informacji o nadaniu stypendium (e-mail systemowy) aplikant jest zobowiązany do zaakceptowania przyznanego stypendium w formie elektronicznej logując się na swoim koncie i akceptując konkretne nadane stypendium (Accept). W przeciwnym razie nie będzie możliwości zakończenia procedury aplikacyjnej.

5)     Po odbytym stażu stypendysta przekazuje do jednostki kierującej go na stypendium: Koordynatora – Partnera – Działu Współpracy z Zagranicą na swojej uczelni:

§         podpisany przez Koordynatora lub Partnera zagranicznego „Letter of Confirmation” – formularz ten drukowany jest z systemu w ramach konkretnej aplikacji.

§         Kopię wypełnionego w systemie w ramach konkretnej aplikacji formularza „Mobility Report Student – Teacher” (w języku angielskim)

§         inne dokumenty wymagane przez uczelnię w ramach jej wewnętrznych przepisów.

NCO Polska przyjmuje jedynie kopie Letter of Confirmation i Report generowane z systemu.

6)     Uczelnia obciąża Biuro Uznawalności Wykształcenia i Wymiany Międzynarodowej, kosztami przejazdu do i z miejsca odbywania stażu, według zasad finansowych obowiązujących w programie CEEPUS.

PROCEDURA PRZYJMOWANIA STYPENDYSTÓW ZAGRANICZNYCH

1)            Zagraniczne NCO kieruje do Partnera - Koordynatora aplikacje kandydatów poprzez przesłanie elektronicznej wersji aplikacji oraz zatwierdzenie jej w systemie CEEPUS II.

2)            Koordynator - Partner otrzymuje informację o nadesłaniu nowej aplikacji w systemie CEEPUS II, informacja ta kierowana jest bezpośrednio na adres e- mailowy.

3)            Koordynator – Partner na uczelni uzgadnia terminy przyjazdu cudzoziemca na uczelnię w porozumieniu z nim samym lub z jego uczelnianym Koordynatorem –Partnerem. Ustala merytoryczne aspekty wizyty: plany zajęć, wykładów, zakwaterowanie, wypłatę stypendium itp.

4)            Partner - Koordynator zatwierdza elektroniczną aplikację w systemie CEEPUS II. Elektroniczne zatwierdzenie aplikacji stanowi podstawę do potwierdzenia przydzielenia cudzoziemcowi stypendium przez NCO–PL a jednocześnie zabezpiecza sprawy związane z zakwaterowaniem i wypłaceniem stypendium na uczelni przyjmującej.

5)            Po zarejestrowaniu NCO-PL przesyła aplikację do Rektora uczelni. W piśmie przewodnim (skierowaniu) wskazany jest Koordynator–Partner projektu, którego dotyczy aplikacja.

6)            Na podstawie elektronicznej akceptacji aplikanta autoryzowanej przez Partnera - Koordynatora w systemie CEEPUS II Polskie Biuro CEEPUS przyznanie stypendium i powiadamia o tym aplikanta przesyłając mu niezbędne dokumenty (na tej samej zasadzie jak zagraniczne NCO). Aplikacja zostaje zatwierdzona w systemie CEEPUS II a informacja o nadanym stypendium przesyłana jest automatycznie do zainteresowanych.

7)            Po otrzymaniu informacji cudzoziemiec elektronicznie akceptuje swoje stypendium.

8)            Zgodnie z terminem cudzoziemiec przyjeżdża na stypendium do Polski, zgłasza się do Koordynatora-Partnera lub innej osoby wskazanej przez niego tzw. „housing contact”.

9)            Odpowiednia jednostka uczelni kwateruje cudzoziemca i wypłaca mu stypendium.

10)        Stypendysta realizuje uprzednio uzgodniony program w ramach projektu.

11)        Stypendysta po zakończonym stażu generuje u Koordynatora-Partnera „Letter of Confirmation”, kopia pozostaje na uczelni przyjmującej.

12)        Stypendysta rozlicza się z wymaganych dokumentów ze swoim NCO (kopia „Letter of Confirmation” oraz „Teacher – Student Report”).

13)        Po odbytym stypendium uczelnia obciąża Biuro Uznawalności Wykształcenia i Wymiany Międzynarodowej kosztami wypłaconego stypendium.

ZASADY REFUNDACJI

1)      Zgodnie z Porozumieniem CEEPUS II (Aneks I Działanie 4 ust. 6) stypendia Programu CEEPUS są „całościowe” to znaczy w kwocie stypendium zawierają się koszty utrzymania, zakwaterowania i ubezpieczenia w trakcie pobytu stypendysty. Kwoty stypendialne reguluje aktualna Decyzja Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego.

2)      Zgodnie z Porozumieniem CEEPUS II (Aneks I Działanie 4 ust. 7) uczelnia pokrywa koszty przejazdu stypendystów na stypendium poza granicami kraju (najtańszym środkiem transportu - bilet II kl. PKP) transport innymi środkami wymaga pisemnej zgody NCO – Polska.

3)      Zgodę na zmianę środka transportu udziela się przed realizacją stypendium na podstawie pisemnego wniosku stypendysty z załączonymi oficjalnymi wycenami transportu na danej trasie. Wnioski składać można poprzez e-mail, fax, pismo, zawierać muszą jednak oficjalne i aktualne wyceny.

4)      Koszty stypendium w przypadku cudzoziemców jak i podróży na stypendium obywateli RP podlegają refundacji przez Biuro Uznawalności Wykształcenia i Wymiany Międzynarodowej (lub inną placówkę w przypadku uczelni nie podlegających MNiSW). BUWiWM pokrywa jedynie realnie poniesione koszty transportu potwierdzone kopiami biletów lub innymi rachunkami załączonymi do not – obciążeń.

5)      Odpowiednia jednostka uczelni wystawia notę obciążeniową po uzyskaniu wszystkich dokumentów zarówno od stypendysty powracającego ze stypendium jak i Koordynatora – Partnera jeśli chodzi o cudzoziemca.

Nota za stypendystę polskiego winna zawierać:
Imię i nazwisko stypendysty, numer sieci i rok akademicki w ramach którego prowadzone było stypendium, termin odbycia wraz z wyszczególnieniem państwa docelowego.

Ponadto do noty dołączone winny być takie dokumenty jak:

§         „Letter of Confirmation” – dostarczony przez stypendystę (kopia podpisana przez zagranicznego Partnera-Koordynatora).

§         Kopię systemowego Raportu „Teacher – Student Report” - otrzymany od stypendysty.

§         Kopie biletów.

NCO Polska przyjmuje jedynie kopie Lettrer of Confirmation i Report generowane z systemu.

Nota obciążeniowa za stypendystę zagranicznego winna zawierać:
Imię i nazwisko stypendysty, numer sieci i rok akademicki w ramach którego prowadzone było stypendium, termin wizyty oraz kraj pochodzenia stypendysty.

Ponadto do noty dołączone winny być takie dokumenty jak:

§       „Letter of Confirmation” – dostarczony przez uczelnianego Koordynatora–Partnera Programu CEEPUS, w ramach którego prowadzone był stypendium.

NCO Polska przyjmuje jedynie kopie Lettrer of Confirmation generowane z systemu.

6)     Noty obciążeniowe wystawiane winny być do 14 dni po odbyciu stażu zarówno w przypadku stypendystów polskich jak i zagranicznych.

7)     Wystawienie noty bez wymaganych załączników możliwe jest tylko i wyłącznie w przypadku gdy powyższe dokumenty przesłane zostały w ciągu 14 dni od sfinalizowania stażu bezpośrednio przez stypendystę lub jego Koordynatora- Partnera do NCO-PL.

8)     Niekompletne lub przesłane po terminie noty (faktury) obciążeniowe nie będą realizowane.

Uwaga! Uczelnie nie podlegające MNiSW:

Noty obciążeniowe wraz z załącznikami przesyłać należy do odpowiednich placówek nadzorujących Program CEEPUS. Do NCO–PL przesłane zostać powinny tylko kopie załączników jw.

INFORMACJE DLA PARTNERA-KOORDYNATORA

1)      Koordynator-Partner wystawia i nadzoruje obieg dokumentów oraz nadzoruje przebieg spraw organizacyjnych związanych z odbywaniem staży zarówno w kraju jak i za granicą.

2)      Po zakończeniu roku akademickiego przesyła do NCO-PL w terminie do dnia 15 września „Network Report” (wypełniony w języku angielskim w 1 egzemplarzu wydruk z Systemu CEEPUS).

3)      Przesyła sprawozdanie z przebiegu funkcjonowania całego projektu w danym roku akademickim (w języku polskim). Sprawozdanie to winno zawierać:

§         informację, czy dany projekt był realizowany zgodnie z jego założeniami,

§         informację o podjętych (ukończonych) inicjatywach (spotkania, publikacje itp.),

§         informację o zabezpieczeniu warunków odbywania stypendium zgodnie z założeniami Programu,

§         zbiorcze listy stypendystów polskich jak i zagranicznych, którzy zrealizowali staż w bieżącym roku akademickim z uwzględnieniem imienia i nazwiska, kraju wysyłającego i przyjmującego, kwoty osobomiesięcy oraz kategorii wykorzystania powyższej kwoty ( Student – Teacher).

4)      W przypadku wyjazdów i przyjazdów studentów preferowane winny być pobyty semestralne (zgodnie z decyzją Joint Committee of Ministers Prague 1999), w przypadku pobytów krótszych aplikacja winna (w pkt.4) zawierać wyjaśnienie.

5)      Koordynatorzy-Partnerzy zobowiązani są do przestrzegania zasad Programu CEEPUS min. w kwestii czasu i ilości pobytów w danym kraju:

§         studenci – studenci studiów doktoranckich (z limitu „Student”) – 10 miesięcy w jednym w roku akademickim z zastrzeżeniem minimum 3 miesięcznego pobytu w przypadku studentów (undergraduates);

§         pracownicy naukowi ( z limitu „Teacher”) – pobyty wielokrotne w przypadku wyższej konieczności (cel programu), nie przekraczające jednak 10 osobomiesięcy w skali roku, minimalny okres pobytu tydzień wraz z 6 godzinami wykładowymi.

6)      Wszelkie zmiany dotyczące stypendystów (rezygnacje, zamiany osób itp.) winny odbywać się za zgodą NCO-PL.

7)      Koordynator-Partner zobowiązany jest do dnia 15 grudnia przesłać na adres NCO-PL pisemną informację o planowanym wykorzystaniu (lub zwolnieniu) kwoty osobomiesięcy stypendialnych przydzielonych na przyjęcia stypendystów. W przypadku nie ustosunkowania się do powyższego obowiązku, wolna kwota przechodzi do bezpośredniej dyspozycji NCO-PL.

8)      Wszelkie dokumenty nadsyłać należy na adres NCO-PL.

Polskie Biuro CEEPUS uprzejmie informuje szanownych Koordynatorów / Partnerów, iż istnieje możliwość przesłania wszelkich druków CEEPUS i NCO-PL w formie elektronicznej poprzez e-mail. Zapotrzebowanie na powyższe druki składać należy na adres ceepus@buwiwm.edu.pl

Biuro Uznawalności Wykształcenia
I Wymiany Międzynarodowej
Polskie Biuro CEEPUS
00-375 Warszawa ul. Ogrodowa 28/30
Tel.: 393-38-17, 393-38-19 Fax: 826-28-23

E-mail: ceepus@buwiwm.edu.pl WWW: www.buwiwm.edu.pl lub www.ceepus.info

Formularze druków CEEPUS i NCO-PL udostępniamy w formie plików.zip:

Aktualne wzory dokumentów do pobrania

Obligations of a CEEPUS II Scholarship Holder
FREEMOVER LETTER OF RECOMMENDATION - home institution students
FREEMOVER LETTER OF ACCEPTANCE - host institution students
CEEPUS II Letter of Intent
CEEPUS II Letter of Endorsement

do roku 2008

Scholarship Application Form

Network Application Form

Student Report

Teacher Report

Letter of Acceptance BWM

Letter of Confirmation

Do początku | O Biurze | Uznawalność wykształcenia | Polski system edukacji
Suplement do dyplomu |Publikacje | Wymiana stypendialna
Mapa serwisu | F.A.Q. |Obsługa strony | English version